🎤 La preparación de la presentación y los medios de apoyo

En los artículos anteriores hablábamos de las claves para hacer presentaciones más eficaces y de cómo entrenarlas en espacios de networking. Hoy quiero detenerme en un punto fundamental: la preparación. Porque una presentación no empieza cuando nos ponemos delante del público, sino mucho antes.

Una vez que hemos recogido y analizado la información básica —ese checklist de preguntas clave sobre motivo, objetivos, protagonistas, escenario y tiempo— llega el momento de tomar decisiones y empezar a preparar. Y aquí, como en casi todo, un método ayuda a reducir nervios y aumentar las posibilidades de éxito.

Yo suelo dividir esta preparación en siete pasos.

1. El primero es elaborar el guion y decidir el modelo que vamos a seguir. Antes de lanzarnos a PowerPoint, Gamma o cualquier otra herramienta, necesitamos identificar el hilo conductor: los mensajes principales que queremos transmitir. Solo a partir de ellos podremos añadir matices y puntos secundarios, siempre organizados de lo más general a lo más concreto. En este punto podemos optar por un modelo secuencial —el clásico inicio, nudo y desenlace— o por uno más analítico, con listas, árboles o comparaciones. Lo importante es que el modelo encaje con los objetivos de la presentación y nos ayude a calibrar la cantidad de información verbal, numérica o visual que queremos aportar.

2.  Después llega la fase de recopilar la información técnica. Aquí recomiendo eliminar todo lo que no tenga una fuente clara o segura, clasificarlo en diferentes bloques y ordenarlo de lo más fácil a lo más complejo. Cuanto más podamos resumir, mejor: la claridad y la sencillez son grandes aliadas.

3. Con esa base ya podemos elaborar un borrador. No tiene que estar perfecto: lo importante es ir ordenando ideas y apuntando qué tipo de contenido queremos en cada apartado. Después, con el borrador en la mano, es momento de hacer un análisis crítico. Si puedes, pide a alguien externo que lo revise: un tercero suele detectar mejor que nosotros si el lenguaje es adecuado, si la estructura es coherente, si el contenido resulta atractivo o si hay puntos que distraen. Si estás en un grupo de networking puedes compartir la presentación con tus compañeros para un feedback más plural.

4. Tras esa revisión, llega la redacción definitiva. Aquí es clave comprobar que las ideas principales puedan resumirse en una página y en un minuto, que los conceptos complejos se entiendan con claridad y que no haya nada que pueda dar pie a una interpretación errónea. También es buen momento para revisar títulos, enumeraciones, listados o el estilo general, asegurándonos de que es claro, atractivo y coherente.

La estrategia de comunicación merece un apartado propio. Decidir cómo vamos a decir las cosas es igual de importante que decidir qué vamos a decir. Hay tres grandes caminos: asociar nuestro mensaje con experiencias previas del público (mejor aún si son positivas), transmitir conocimiento de forma clara y comprensible, o transferir, es decir, mostrar que nuestra propuesta es viable y posible. Una presentación efectiva suele tener algo de las tres.

6. Y, por supuesto, nunca debemos olvidar el ensayo. Lo ideal es hacerlo en el mismo espacio y con los mismos medios que usaremos el día de la presentación. No siempre es posible, pero al menos deberíamos medir el tiempo, practicar con los recursos que vayamos a usar y ajustar la duración a la capacidad real de atención del público.

Los medios de apoyo

Aquí viene un tema delicado. Los medios de apoyo son muy útiles porque refuerzan los conceptos clave y ayudan a mantener la atención, pero no debemos depender ciegamente de ellos. La pizarra, por ejemplo, funciona bien en grupos pequeños pero tiene limitaciones. El vídeo aporta prestigio y motivación, y exige más preparación técnica y condiciones de luz. Los gráficos aclaran lo complejo, los dibujos aportan filosofía y cercanía, los cuadros de datos permiten comparar, los textos refuerzan ideas principales y las fotografías ayudan a ilustrar o dar un respiro entre contenidos más densos. Cada recurso tiene su valor, siempre que esté bien elegido y cumpla una función clara.

Y aun así… ¿qué pasa cuando todo falla?

¿Tú qué harías?

En una ocasión me invitaron a dar una conferencia en la Universidad. Yo había preparado todo con antelación, pero me habían indicado la facultad equivocada. Nadie me había explicado que habría varias facultades viendo la charla y la sala a la que me enviaron no estaba conectada para retransmitir por streaming a las demás y de repente tuve que decidir: ¿dejaba a parte del público sin presentación o me marchaba corriendo a la otra facultad sin preocuparme de mis medios de apoyo?

¿Qué habrías hecho tú en mi lugar?

Yo salí airosa porque llevaba conmigo un recurso muy simple que alguien me había recomendado en un curso de oratoria que me había recomendado un compañero de CYC: “llevar siempre el guión con los puntos clave en tarjetones impresos”. Gracias a eso pude continuar con mi presentación sin caer en pánico, aunque las diapositivas se quedaron atrás.

Por eso digo siempre que el networking no solo te aporta contactos: te da recursos, aprendizajes prácticos y consejos que en momentos clave te salvan. Aquellos tarjetones hoy podrían ser simplemente una nota en el móvil, pero la idea es la misma: estar preparada para lo inesperado.

Networking: tu gimnasio de comunicación

En Consulta y Crece lo vivimos cada semana. El networking es mucho más que intercambiar tarjetas: es un espacio donde probar, equivocarse, recibir feedback y mejorar. Y ese entrenamiento constante es lo que te permite enfrentarte con seguridad a situaciones imprevistas.

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✍️ Autora: Eva González – Consulta y Crece